Wat betekent de AVG voor onze school?
Als school hebben wij uiteraard ook te maken met nieuwe Europese wetgeving rondom privacy, te weten de AVG die per 25 mei 2018 ingegaan is. AVG staat voor Algemene Verordening Gegevensbescherming. In deze wet komt nog sterker dan voorheen de nadruk te liggen op de bescherming van persoonsgegevens, door de versterking en uitbreiding van privacyrechten. Dat betekent ook meer verantwoordelijkheden voor organisaties met betrekking tot de omgang met persoonsgegevens.
Edumare wil betrokkenen goed voorlichten over de privacybescherming op onze scholen, over de rechten en plichten van leerlingen, ouders en medewerkers en over wat de scholen doen om privacyrisico’s te beperken. Dat proberen wij hieronder te doen.
Wat schrijft de AVG voor?
Essentieel in de AVG zijn een aantal zaken:
- Scholen zijn verplicht om ondubbelzinning te onderbouwen waarom ze persoonsgegevens van leerlingen willen verzamelen en verwerken en hoe lang ze die gegevens willen bewaren.
- Ook mogen er niet meer gegevens worden verzameld dan strikt noodzakelijk is. Voor het gebruik van foto’s en video’s van leerlingen is bijvoorbeeld toestemming van ouders nodig. Toestemming moet altijd worden vastgelegd met een handtekening van de ouder(s). Dit geldt ook voor het gebruik van digitale leermiddelen die persoonsgegevens verwerken.
- Verder mogen persoonsgegevens niet in te zien zijn door personen die die gegevens niet nodig hebben.
Welke persoonsgegevens verzamelen wij?
Wij maken alleen gebruik van persoonsgegevens als dat nodig is voor het leren en begeleiden van onze leerlingen, en voor de organisatie die daarvoor nodig is. De meeste gegevens ontvangen wij van ouders bij de inschrijving op onze school. Daarnaast registreren leerkrachten en ondersteunend personeel gegevens over leerlingen, bijvoorbeeld cijfers en vorderingen. Soms worden er bijzondere persoonsgegevens geregistreerd als dat nodig voor de juiste begeleiding van een leerling, zoals medische gegevens (denk aan dyslexie of ADHD).
De leerlinggegevens worden opgeslagen in ons (digitale) administratiesysteem ParnasSys.
Dit programma is beveiligd en toegang tot die gegevens is beperkt tot medewerkers van de stichting die de gegevens strikt noodzakelijk nodig hebben voor de uitvoering van hun werkzaamheden.
Hoe zit het met digitale leermiddelen?
Tijdens de lessen maken wij gebruik van digitale leermiddelen. Hiervoor wordt een beperkte set met persoonsgegevens uitgewisseld met leveranciers om bijvoorbeeld een leerling te identificeren als die inlogt.
Wij hebben met leveranciers duidelijke afspraken gemaakt over de gegevens die ze van ons krijgen. De leverancier mag de leerlinggegevens alleen gebruiken als wij daar toestemming voor geven. Een lijst van de leveranciers waar de school afspraken mee heeft gemaakt, is op te vragen bij info@stichtingfloreo.nl.
Wanneer wisselen wij gegevens uit?
Het kan nodig zijn dat wij gegevens uitwisselen met andere externe partijen, denk aan zorginstanties. Deze zijn vermeld in het privacyreglement. Als voor de uitwisseling geen wettelijke verplichting bestaat, dan vragen wij u vooraf toestemming om met deze partijen gegevens te mogen uitwisselen.
Uw toestemming voor foto’s en video’s en het gebruik van sociale media
Jaarlijks vragen wij u om toestemming voor het gebruik op de website en/of sociale media van foto- en videomateriaal van uw kind(eren). U hebt te allen tijde het recht om deze toestemming te wijzigen. U kunt dit kenbaar maken via een mail aan de directeur van de school.
Foto’s en video’s maken en publiceren
Het is voor ouders toegestaan om foto’s/video’s te maken op school. U mag alleen uw eigen kind herkenbaar fotograferen. De directeur van de school mag het fotograferen op de school verbieden.
Ook tijdens schoolactiviteiten die buiten school plaats vinden, zoals excursies of schoolreisjes kunnen er door ouders foto’s gemaakt worden. De school kan dit niet verbieden, maar vraagt ouders wel om hier terughoudend in te zijn en herkenbare beelden van andere kinderen niet te delen via sociale media.